Técnicas de trabajo en grupo

Son muchos los métodos de planificación de trabajos en equipo que hoy día forman parte de nuestra vida cotidiana, tomando nuestra experiencia laboral de los integrantes de este grupo, destacaríamos métodos como por ejemplo el “Lean six sigma” del cual se adjunta un link que hace una breve introducción a la filosofía de trabajo de esta técnica   http://www.lean6sigma.webs.upv.es/index.html

Nuestro método de trabajo consistirá en el desarrollo de habilidades y capacidades de los equipos de trabajo, a modo de que se genere una armonía y sinergia en estos que lleven a cumplir de modo efectivo el trabajo en equipo.

Todas estas habilidades y capacidades generadas serán coordinadas por un líder que tiene la visión de la organización, el cual lanzará una estrategia corporativa, siendo los grupos de trabajo los que desarrollaran los objetivos a partir de actividades y se lleve un control de la evolución de las actividades a través de indicadores que nos mostrarán la efectividad de estos equipos de trabajo.

Estos equipos de trabajo tendrán los siguientes objetivos:

1. Que los objetivos individuales, sean también los objetivos del equipo de trabajo, pues es bueno tener objetivos compartidos que ayudaran a avanzar en la misma línea de trabajo. Es necesario que para ello, haya una interacción positiva entre las personas que forman el grupo de trabajo y también una interacción entre los compañeros de trabajo a modo que se tome conciencia de grupo, y a modo de mejorar esta, se aplicarán una serie de técnicas que conduzcan a una mayor integridad del grupo.
2. Alcanzar la meta establecida para el equipo de trabajo, que viene dada del consenso entre el líder del grupo y la dirección, para que se trabaje en la línea de la visión de la empresa.
3. Establecer una comunicación entre distintos equipos, a modo de compartir las experiencias vividas por otros y que pueden aportar conocimiento útil al resto de la organización.

Las personas que constituyen los equipos de trabajo, tienen que tener muy claro y ser conscientes, que forman parte de un equipo de trabajo y como tal, cada uno de ellos deben sentirse como pieza importante de este y a la vez no perder su rol dentro del equipo de trabajo, pues se estaría perdiendo la eficiencia y sinergia de este.

Estas características serán:

1. Responsabilidad ante los objetivos individuales marcados y cumplirlos, así como con los objetivos comunes del equipo.
2. Tener iniciativa en el desarrollo de una actividad o idea, para exponerla con optimismo.
3. Poseer capacidad para trabajar en la línea de la mejora continua, a través del espíritu de superación personal.
4. Ser capaces de tener poder autocrítico, ya que de este modo se podrá realizar una crítica constructiva ante los problemas planteados.

A partir del análisis del individuo que forma parte del equipo de trabajo, vamos a desarrollar cuales son los procesos básicos para transformar esa capacidad individual en una capacidad grupal.

Se toman para este análisis cuatro procesos básicos:

1. Innovar: pretende ser el proceso de generación de ideas que conduzca al grupo a conseguir nuevas herramientas y técnicas en el desarrollo de la actividad en equipo, a fin de conseguir los objetivos que nos llevaran a nuestra meta.
2. Resolver problema: en este proceso, se identifican y analizan los problemas a los que se enfrenta el equipo, de modo, debemos ser capaces de desarrollar técnicas que nos conduzcan hacia la resolución del problema que se presenta.
3. Decidir: el equipo deberá dirigirse, con la ayuda de su líder la mejor decisión de las distintas alternativas que se presenten por los miembros del equipo y seleccionar de forma consensuada la mejor de ellas de entre todas las que se han expuesto.
4. Aplicar: en este proceso de aplicación, se tomarán las medidas óptimas o más eficientes para obtener los objetivos parciales que nos conducirá al éxito final del equipo.

Otros teóricos

Es imprescindible a la hora de asignar responsabilidades a los participantes del equipo de trabajo, que el líder de este grupo, tenga un conocimiento profundo de cada miembro, para conocer y asignar el rol que mejor se adapte a cada miembro del equipo. De esta forma, se asignaran las responsabilidades con un criterio acorde a su perfil. Con ello se pretende que los individuos caminen en la línea del éxito común de la forma más eficiente posible.

Para desarrollar las actividades del equipo se identifican distintos roles:

1. El líder: será el responsable de la coordinación del equipo, motivando y orientando a los miembros que lo constituye, con una forma de actuar: democrática, relajada y siempre con una base constructiva.
2. El participante: apoya la labor de su líder ante un problema; en el grupo siempre actúa de forma democrática y constructiva, nunca poniendo palos en las ruedas, evitando así la evolución del proyecto en la línea de los objetivos marcados.
3. El participante creativo: propone a través de la innovación, nuevas ideas que se trasforman en nuevos productos o nuevas metodologías de trabajo.

El líder del equipo compartirá de manera colegial con sus miembros ciertos aspectos de su liderazgo, a modo que el funcionamiento del grupo, no sería el de solo un único líder, si no que el de varios líderes, de forma que cada uno se ubicara en esa posición temporal de líder en la tarea, en la cual, él es el máximo exponente en conocimientos tácitos entre otros respecto del grupo.

A fin de conseguir una comunicación bidireccional, se establecerán una serie de actividades o canales que conducirán a una fluida comunicación en red, donde todos estarán intercomunicados entre sí, para conseguir este objetivo establecido.

Contaremos con las siguientes herramientas comunicativas:

1. Reuniones en equipo: serán reuniones in-situ con los miembros implicados en los aspectos a tratar, existiendo una comunicación bidireccional constante y directa, a fin de dar solución al problema con la máxima rapidez.
2. Reuniones individuales: al igual que la anterior, también serán reuniones in-situ pero focalizadas a un problema muy concreto que de forma general, solo aplica a uno de los miembros que constituye el equipo. Siempre bajo el prima de reuniones que aporten un trabajo constructivo y que haya una comunicación bidireccional, debemos forzar el hecho que se produzca un feedback.
3. Intranet o plataformas TIC: a partir de las TIC introduciremos una red del conocimiento, a fin de interactuar no solo con los miembros del grupo, sino con otros grupos afines o no, que puedan ayudar a obtener la solución óptima al problema.

Como ya se ha indicado anteriormente, el líder evitará tener una connotación dominante a tal fin como se ha hecho mención del liderazgo compartido a modo de maximizar el rendimiento del grupo, creando sinergias y estilos de trabajo que lleven al éxito en la consecución de los objetivos que nos llevaran a la meta de la empresa.

Ejemplos de éxito en organizaciones donde se ha implantado “Lean Six Sigma”:

Algunas organizaciones que han conseguido un éxito significativo con la implantación de la técnica “Lean Six Sigma” son (http://www.monografias.com/trabajos18/seis-sigma/seis-sigma.shtml#casos):

• Bank of America (ISSSP Conference, Junio 2003):

-Reducción DPMO (defectos por millón de oportunidades) en promedio la disponibilidad semanal de los sistemas de 4500 a menos de 1000 en 12 meses.

-Reducción de cheques devueltos en un 25%

• El departamento de TI de Raytheon Aircraft ahorró $500,000 dólares en un proyecto en el 2002 (CIO Magazine)
• Los nueve CIOs de Textron consiguieron ahorrar $5 millones de dólares en seis meses (CIO Magazine)
• El departamento de TI de Seagate registro ahorros de 3.7 millones de dólares al instituir Seis Sigma durante el año fiscal previo. Desde que se implemento Seis Sigma hace más de dos años la compañía ha ahorrado 4.5 millones de dólares (CIO Magazine)
• Enterprise Managment Associates con el uso de “Lean Six Sigma” condujo una investigación para administrar la calidad de servicio de TI e indica que un 65% reconocen la importancia que tiene este método para la administración de servicios de TI.

Conclusiones

A modo de resumen, “Lean six Sigma” es una técnica de trabajo en equipo completa y flexible que nos permitirá conseguir, mantener y mejorar el éxito de nuestra organización. Es esencial un entendimiento de las necesidades de los integrantes del equipo, revisar experiencias y analizarlas. Como en todo cambio generado en una organización es muy importante la atención y implicación por parte de la alta dirección para administrar, mejorar y rediseñar los procesos que se produzcan en la organización: debe tomar el liderazgo del proceso de cambio.

En el uso del sistema “Lean Six Sigma” la organización encontrará un beneficio económico ya que los proyectos deben generar una ganancia económica clara y tangible.

El principal objetivo estratégico que se persigue es la mejora de la resolución de problemas a todos los niveles de la organización. Otro objetivo es generar valor a los empleados de la organización, conseguir su fidelización y en consecuencia un mayor beneficio. Este beneficio se traduce en una mejora de la situación competitiva y económica de la organización. Los trabajadores consiguen, indirectamente con esta técnica, proteger sus puestos de trabajo ya que estrechan la distancia con la organización con un mayor compromiso con su trabajo y empresa.

Como resultado de la implantación del “Lean Six Sigma” se consigue como resultados un incremento del trabajo en equipo, una mayor disciplina en la realización de los proyectos de mejora y un mayor uso de datos objetivos en la toma de decisiones siendo más críticos ante las decisiones a tomar.